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Guida alla sperimentazione

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Nell’ambito della fase di verifica che il Settore Elaborazione Dati del Comune di Cuneo sta conducendo insieme ad alcune Ditte, questa documentazione vuole anche essere una sorta di guida alla sperimentazione della trasmissione e ricezione dei documenti firmati digitalmente.

Il Settore Elaborazione Dati ha individuato un procedimento, la trattativa privata con affidamento diretto, e il sub procedimento della conferma d’ordine, nell’ambito dei quali intende sperimentare l’utilizzo di documenti firmati digitalmente. Durante un incontro con le Ditte fornitrici, è stato presentato il progetto sulla firma digitale del Comune di Cuneo, il Manuale di gestione e la sperimentazione che si intende condurre, chiedendo l’adesione delle Ditte stesse, che hanno risposto positivamente.

In considerazione della fase di sperimentazione attualmente in corso, i documenti firmati con firma digitale verranno utilizzati per il momento solo nell'ambito dei procedimenti di trattativa privata con affidamento diretto o nelle fasi di conferma d'ordine esclusivamente da parte del Dirigente del Settore Elaborazione Dati del Comune di Cuneo.

I documenti firmati con firma digitale non dovranno in alcun modo contenere elementi dinamici, ovvero macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificarne la struttura o il contenuto.

Per i suddetti motivi durante la sperimentazione il Comune di Cuneo produrrà documenti in formato PDF o TXT che verranno successivamente firmati digitalmente.

Il flusso di un affidamento diretto presenta le seguenti fasi, in ordine cronologico corrispondente ad una lettura dall'alto verso il basso:

Fasi del flusso di un affidamento

Il formato dei messaggi di posta elettronica inviati dal Comune di Cuneo sarà il seguente:

A:

"indirizzo e-mail ufficiale del fornitore indicato nel questionario"

Oggetto:

"Richiesta d'offerta"|"Richiesta di chiarimenti"|"Conferma d'ordine" - PN "numero di protocollo"

Testo:

si veda esempio

Allegato:

"File in chiaro"  "File firmato digitalmente"

Formato dei messaggi di posta elettronica

Nota: l'uso di un'icona rappresentante un documento word è puramente indicativa.

Il formato dei messaggi di posta elettronica da inviare al Comune di Cuneo dovrà essere il seguente:

A:

ufficio.protocollo@comune.cuneo.it

Oggetto:

SETTORE ELABORAZIONE DATI - "Offerta"|"Chiarimenti"

Testo:

l testo dovrebbe contenere:

 

  • il nome dell'Autorità di Certificazione che ha rilasciato la firma digitale
  • il sito web dov'è possibile verificare i files firmati o dove possibile scaricare il software di verifica (gratuito)
  • uno o più recapiti di persone fisiche da contattare in caso di problemi

 

Allegato:

File in chiaro – File firmato digitalmente

ALCUNE NOTE:

  1. Altri documenti: per ogni altro tipo di documento che la Ditta intende inviare al Comune di Cuneo è sufficiente mantenere la medesima impostazione del messaggio citando nell'oggetto il tipo di documento inviato. Per esempio sarà possibile inviare comunicazione di variazione sociale o di indirizzo in formato digitale.
  2. Fatture: l'invio delle fatture continuerà ad essere cartaceo. Per il momento non si prevede l'invio telematico di fatture.
  3. Destinatari: per il momento l'unico settore interessato è il Settore Elaborazione Dati; la posta dovrà comunque sempre essere inviata a ufficio.protocollo@comune.cuneo.it.
  4. Notifica: come richiesto nel testo del messaggio ad ogni mail dovrà seguire un messaggio di avvenuta ricezione inviato a cura del destinatario della mail senza utilizzare strumenti automatici (ad esempio regole di Outlook); ciò vale quindi sia per il Comune di Cuneo che per il fornitore.